Dos enfoques para proyectos de automatización de procesos (RPA):
La automatización de procesos es fundamental para mejorar la eficiencia operativa, reducir costes y aumentar la productividad.
Mejora la satisfacción de los empleados, ya que se sienten más involucrados con el proyecto empresarial, dedicando más tiempo a tareas de valor. Mejora la fidelización de los clientes, por la entrega más ágil y precisa de productos o servicios. Supone un ahorro de costes, ya que los robots trabajan 24 x 7, optimizando los recursos empresariales. También destacar, la reducción de errores, y el cumplimiento normativo. Estos son algunos beneficios comunes de los proyectos de RPA.
Según un estudio de Deloitte, realizado en 2020, el 73% de las grandes organizaciones encuestadas, estaban implementando estrategias de automatización, y el 78% planeaba aumentar su uso.
Se pueden abordar los proyectos de automatización de dos formas: proyectos sencillos o departamentales, y proyectos a nivel empresarial, implicando todos los departamentos y sistemas de la empresa: Los primeros, son rápidos y seguros. Con una medición bastante exacta del retorno de la inversión, que suelen ser en meses, y no años.
Los proyectos a nivel empresarial, que implican a muchos departamentos de la empresa, requieren de un análisis más profundo, una buena planificación, y por supuesto una buena ejecución: estos proyectos también tienen un retorno importante de la inversión, incluso mayor, aunque sea más costoso ponerlo en marcha, y requieren de más dedicación de los propios empleados de la empresa.
Las 5 características más importantes al abordar un proyecto de automatización según el tipo de proyecto, departamental o empresarial:
- Proyectos departamentales, hay que tener en cuenta los siguientes puntos:
- Correcta Identificación de Procesos: Seleccionar procesos o tareas específicos que consumen mucho tiempo y requieren de poca creatividad humana. Suelen ser procesos de poco valor para el empleado, pero necesarios para la actividad de la empresa.
- Diseño del Flujo de Trabajo: Crear un flujo de trabajo claro y sencillo que detalle las acciones necesarias para automatizar el proceso, desde la extracción de datos hasta la ejecución de acciones.
3. Desarrollo de Robots: Utilizar las herramientas adecuadas para el desarrollo del proyecto, para crear robots, que puedan ejecutar los procesos de forma automatizada, siguiendo el flujo de trabajo establecido.
- Pruebas y Validación: Es importante realizar pruebas exhaustivas para garantizar que los robots funcionen correctamente y produzcan los resultados esperados.
- Implementación y Monitorización: Una vez los robots estén en producción es importante establecer un sistema de monitorización, para supervisar su rendimiento y si fuera necesario, realizar los ajustes necesarios.
- Proyecto corporativo y más complejo, el objetivo es automatizar procesos que pueden involucrar múltiples sistemas, decisiones complejas basadas en reglas de negocio y flujos de trabajo que pueden ser altamente variables. En estos proyectos, pondremos más atención en estos puntos para lograr los objetivos establecidos:
- Análisis de Procesos: Realizar un análisis detallado de los procesos existentes para identificar puntos de automatización potenciales. Este tipo de procesos, pueden ser varios procesos encadenados, que interactúan con distintos sistemas y departamentos, hay que analizarlos muy bien, para que su automatización sea precisa. Para estos procesos complejos, también se pueden utilizar herramientas de Process Mining, que ayuda a la selección de los procesos más interesantes a automatizar, e identificar las personas y sistemas involucrados en estos procesos complejos (también llamados end-to-end).
- Diseño de Arquitectura: Es fundamental diseñar una arquitectura de automatización que pueda manejar la complejidad de los procesos, integrando múltiples sistemas y permitiendo la toma de decisiones basadas en las propias reglas de negocio.
- Además de Robots, requieren mas tecnologías: Se suelen utilizar herramientas y técnicas avanzadas de RPA, como el procesamiento de lenguaje natural (NLP), la extracción de información de documentos o mails (IDP), la inteligencia artificial (IA) y la integración de sistemas, para desarrollar robots que puedan manejar la complejidad de los procesos empresariales.
4. Pruebas y Validaciones Rigurosas: Realizar pruebas exhaustivas en entornos de prueba que simulan las condiciones del mundo real para garantizar que los robots funcionen de manera eficaz y confiable.
- Implementación Escalable: Implementar la solución de RPA de manera escalable en toda la organización es fundamental, para asegurar que pueda adaptarse a cambios en los procesos y seguir siendo efectiva a medida que la empresa crece y evoluciona.
Para cualquiera de los enfoques, las personas siguen siendo fundamentales, para tratar las excepciones, ya que los robots están preparados para informar a los responsables de cada proceso, en caso de no poder ejecutarlo correctamente.
Al ser proyectos, altamente rentables, hay que plantearlos, de forma a que sean flexibles, ante cualquier cambio en la organización, y escalables. Lo más habitual, es que el número de procesos automatizados, crezcan en la empresa con el tiempo.
